Вимоги до документів, що надсилаються до суду електронною поштою

В процесі розвитку суспільних відносин і інформаційних технологій громадяни, юридичні особи, державні органи мають можливість реалізувати свої права шляхом направлення листа електронною поштою.

На сьогодні до суду надходить велика кількість електронних повідомлень, значна частина яких є заявами учасників судових справ. Нагадуємо, що документи направлені електронною поштою мають повністю відповідати вимогам чинного законодавства, а саме: Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», Закону України «Про електронний цифровий підпис» та Закону України «Про електронні довірчі послуги». Зокрема, стаття 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» передбачає, що електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Статтею 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» передбачено, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронні довірчі послуги".

Електронний лист є офіційним, якщо містить вкладення  з текстом офіційного документа у вигляді файлу (приєднані файли), скріпленого електронним підписом. Документи, отримані електронною поштою без електронного підпису (ЕП) не належать до офіційних.

Крім того, Верховний Суд у постанові по справі № 922/788/19 від 28.12.2019 р. остаточно визначився: без електронного підпису електронний документ не вважається створеним, а, отже не може розглядатися судом як доказ. Скріншоти, роздруківки з електронної пошти без електронного підпису не вважатимуться доказами здійснення господарських операцій.

У ході справи виявлено, що між сторонами, які підписали господарський договір на поставку товарів, не була впроваджена процедура електронного документообігу. Так, сторони надсилали інформаційні повідомлення щодо виконання умов договору без дотримання вимог стосовно наявності обов`язкових реквізитів електронного документа та без завірення його своїм ЕП. І, отже, надані стороною спору скріни листів не є належними письмовими електронними доказами та не можуть обґрунтовувати свою правову позицію по справі. Суди вважають, що навіть при електронному листуванні має бути використані чинні електронні підписи для того, щоб воно було прийняте в якості доказу в суді.

У своєму рішенні Суд звернувся до власних правових позицій, викладених у постановах Верховного Суду від 11.06.2019 р. у справі № 904/2882/18, від 24.09.2019 р. у справі № 922/1151/18.

Тож звертаємо увагу на те, що при направленні документу на електронну адресу Ємільчинського районного суду Житомирської області електронні листи повинні бути скріплені електронним підписом або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронні довірчі послуги".

Прес-служба суду